働き方

【ため息つかれない】上司に喜ばれる質問の仕方【メール文例有り】

【ため息つかれない】上司に喜ばれる質問の仕方【メール文例有り】

「上司に質問しづらい…」「質問して、ため息つかれたらもう帰りたい」「上司にメールで質問したいけど、なんて書けばいいか悩んで2時間過ぎた…」

こんなあなたに、仕事で上司に喜ばれる質問の仕方をお伝えします。

質問はとても大切です。

自分の頭の整理も必要ですし、相手目線で考えて行動することも大切。でも「質問」が上手くできれば、誰かと話すとき、営業するとき、どんなときでも役立ちます。

本質をついた質問ができればカッコイイですよね。

この記事では、「上司に喜ばれる質問の仕方」を身に着けるための考え方や、質問のコツ、質問の流れ、メールで質問する方法まで、具体例を交えながら解説しています。

これであなたも立派インタビュアーになれる!…かも。

上司への質問の種類

上司への質問の種類

上司に質問するのって、慣れてないと緊張しますよね。

質問するときにまず考える事は「何を聞くか?」ではありません。「何を解決したいか?」です。

実は意外と忘れがちで、わからないときに焦って質問すると聞きたいことが先走って「結局何が言いたいのかわからない」みたいな状況になり、ため息をつかれます。

解決することを明確にするために、質問の種類を3種類に分けて考えましょう。

  • 確認
  • 相談
  • 丸投げ

確認

確認

「これで合っているか確認してほしい」という内容です。例えば一度教えてもらったことや、考えた上で多分合ってるけど自信がなくなったとき。

このときに解決したいことは、「自分のもってる答えが合っているか不安だという悩み」です。

自分の持っている答えと、考える筋道がズレていないか確認してもらえればOKです。

相談

相談

「いくつか選択肢が思い浮かんでいるけど、どれが正解かわからない」こんなときありますよね。

このとき解決したいことの本質は、「選び方がわからないという悩み」ですね。

上司に選んでもらうだけでも良いのですが、その選ぶ基準や考え方の軸を自分が身に着けられれば、次から聞かなくてよくなるわけです。

答えを聞くのももちろんですが、できれば選び方も教えてもらいましょう。

丸投げ

丸投げ

何からどう着手すればいいかわからない。選択肢すら見えてこない。

こんなときは、最低限「仕事のスタートとゴール」を教えてもらいましょう。例えば書類なら、「その書類の用途」「使うフォーマット」「必要な要素」「完成図」とかですね。

話を聞き逃してた可能性もあるので、パフォーマンスでちょっと謝っておいたほうが良いケースです。

質問にはコツがある

質問にはコツがある

先ほどお伝えしたのは、あくまで自分が最低限気を付けること。質問する相手である上司のことも考えられると、より喜ばれる確率はあがります。

ちょっと気を付けるだけで上司から喜ばれる、「質問のコツ」をお伝えします。

ポイントは「気軽に」と「要件ファースト」です。

気軽に

気軽に

質問は気軽にしましょう。

上司だって人間です。こちらが身構えて話しかけると、向こうも身構えてしまいます。その時点で「なんか嫌だな…」と思われてしまうと、コミュニケーションが円滑に進みません。

ゴホン、ゴホン、オ、オ時間ヨロシイデショウカ…」みたいなのはダメです。

「すみません、ちょっと〇〇の件でお聞きしていいですか?」くらいのテンションでいきましょう。言葉遣いは職場の空気に合わせて下さい。

「なかなか気軽に聞けない…」という人は、ちょっと言い方あれですが「自信が無い」のが理由です。

「この質問は的を得ているんだろうか」「見当はずれの事を聞いてたらどうしよう」こんな意識があるから気軽に聞けないので、やはり「解決したいこと」を明確に。

具体的なテクニックはのちほどお伝えします。

要件ファーストで

要件ファーストで

今から自分が何を喋りだすのか」を第一声で伝えるべきです。

要件を伝えずに「お時間いただけますか?」と切り出すのは、相手にストレスを与えて無駄に身構えさせるので止めましょう。

これをやっていいのは、その場では話せないような議題のときだけです。つまり、こんなこと言われると自然に「なんか深刻な問題なのか…?」と身構えるワケです。

これは電話でもありますよね。電話とってすぐに「いま宜しいでしょうか?」って言われても、要件の中身がわからないと「ダメ」とも「良い」とも言えないので、その質問自体が無駄です。

「〇〇の件ですが、今宜しいでしょうか?」って聞いてくれると上司はめっちゃ嬉しいです。あるいは「急ぎじゃないんですが、今大丈夫ですか?」とか。

これは、「あなたの時間を無駄に奪う気はないよ」というメッセージでもあります。

相手の事を考えるなら、要件ファーストで伝えましょう。

上司に喜ばれる質問の仕方

上司に喜ばれる質問の仕方

質問の目的は「解決」です。

解決したいことを明確にするために問題を3種類に切り分けて、相手のことを考えて質問しましょう、ということをお伝えしてきました。

これらの情報を組み合わせて、上司に喜ばれる質問の仕方をステップ・バイ・ステップで解説します。

  • STEP1
    準備

    質問の成否は、準備にかかっているといっても過言ではありません。慣れないうちは台本を作っても良いくらいです。

    • 質問の分類
    • 解決したい事
    • タイトル

    質問の種類が「確認」か「相談」か「丸投げ」のどれだろう?と考えます。

    次に、それによって「具体的になにを解決したいのか?」のゴールをハッキリさせ、「〇〇の件」と要件ファーストで話せるようなタイトルを考えます。

  • STEP2
    導入

    さきほど考えたタイトルを使って、要件ファーストで伝えましょう。忙しければ「あとで」になるかもですし、空いていれば答えてくれます。

    タイミングは基本的にはいつでも良いと思います。

    上司が超忙しそうでも「あなたからそう見えているだけ」かもしれませんし、あなたの案件の優先順位が思いのほか高い可能性もあります。

    その辺りを自分で判断できるレベルになるまでは、まずはタイミングなんて気にせず要件ファーストで切り出して、答えをもらうタイミングの判断は上司に委ねましょう。

  • STEP3
    メモ・復唱
    当然ですが、メモを取りながら、大事なところは復唱しながら聞きましょう。
  • STEP4
    お礼
    これも当然ですが、最後は「ありがとうございます」ですね。

具体例

具体例

例えば「備品の購入」という仕事において、A社とB社とC社、それぞれに一長一短の違う商品があり、どれを購入するか悩んだとき。

  1. 「こういう理屈でこれが良いと思う」まで考えられていれば「確認」
  2. 「どう選べばいいかわからない」なら「相談」
  3. 購入の仕方や、その仕事自体よくわからないなら「丸投げ」

こんな切り分けができます。

タイトルは「備品購入の件」で問題なさそうですね。

さて、質問の中身はどうしますか?それぞれ一例を考えてみましたので、気になるものがあれば開いて見てみて下さい。

「確認」の質問の一例

あなた「備品購入の件ですが、今お聞きして宜しいですか?」

上司「いいよ」

あなた「候補が3つありまして、この中でA社にしようと思うのですが、宜しいでしょうか。」

上司「いいと思うけど、なんでAにしたの?」

あなた「価格帯は全て同じでしたので、こんなポイントで比較して、Aが一番良いと判断しました。」

上司「なるほど。じゃあそれでお願い」

あなた「ありがとうございます!」

「相談」の質問の一例

あなた「備品購入の件ですが、今お聞きして宜しいですか?」

上司「いいよ」

あなた「候補が3つありまして、どの基準で選べばいいかわからなくなってしまいまして…」

上司「どれどれ、あーじゃあこれは、Aにしよう」

あなた「ありがとうございます。どこで比較すれば良かったですか?」

上司「このポイントで比較して選んだらいいね」

あなた「このポイントですね。ありがとうございます!勉強になりました!」

「丸投げ」の質問の一例

あなた「備品購入の件ですが、今お聞きして宜しいですか?」

上司「いいよ」

あなた「すみません、選び方や注文方法がわからなくなってしまいまして、もう一度教えて頂いてよろしいですか?」

上司「あーじゃあこういうポイントで、ここを比較して選んでもらって、注文方法は前やってた〇〇さんに聞いてくれる?」

あなた「このポイントですね。ありがとうございます!あとは〇〇さんに教えていただきます。」

慣れないうちはここまでイメトレしましょう。

メールで質問する方法

メールで質問する方法

次に、メールで質問する方法もお伝えしておきます。

基本は、「主題」「事実」「なにを聞きたいか」が明確であればOKです。言葉遣いは普段の空気感に合わせて下さい。

ポイントは下記の通り。

  • タイトルは「お疲れ様です」などではなく、要件を簡潔にいれる。
  • 自分の考えだけでなく、「事実」を記載する
  • なぜそう考えたか完結に記載する
  • 一番聞きたいポイントは、序盤と終盤に明記する

具体例として、「以前から上司と話をしていた求人掲載の話を進めたい場合の相談メール」を作ってみました。

A社で進めたいと思うけど大丈夫かな?と相談したいときの文面です。

タイトル:求人掲載の件でご相談です。

本文:〇〇課長

お疲れ様です。

先日より進めておりました、経理スタッフの求人掲載の件です。

A社とB社から見積もりが出ました。価格ベースでは、A社は8週掲載で100万円、B社は8週掲載で80万円です。

掲載内容で比較した結果A社が宜しいかと存じますが、ご判断頂けますでしょうか。

詳細は以下に記載致します。

A社
8週掲載で100万円
最上位プランで、定価300万円からの値下げ。PRページと求人ページがあり、社内の撮影やインタビュー掲載付きの価格。スカウトDM300通付き。

B社
8週掲載で80万円
上から2番目のプランで、250万円からの値下げ。写真は用意する必要があり、1ページ構成。スカウトDM500通付き。

今回の募集は経理スタッフで仕事内容も具体的であるため、スカウトよりも掲載順位やビジュアルで目立たせたほうが応募に繋がるのではと考えました。オフィス職ですから、会社の撮影が入るのも効果的と思います。

以上、A社で進める方向が宜しいかと存じますが、如何でしょうか。

ご確認の程、宜しくお願い致します。

署名

こんな感じでしょうか。

ありがちなミスとして、「自分の考え」だけを記載して「事実」が書かれていないケースがあります。相手目線で、どんな情報を知りたいか?を考えて完結に記載しましょう。

上司に質問するときは、解決したいことを明確に

上司に質問するときは、解決したいことを明確に

上司に喜ばれる質問方法をお伝えしてきました。

基本的には気軽に、明確に。相手を身構えさせず、無駄に時間を奪わないように整理してから質問しましょう。

「え…大変なんだけど…」と思うかもしれませんが、慣れれば別に考えなくてもできます。

というわけで、良い感じで質問できるようになってストレスフリーで仕事していきましょう。

ちなみに「質問力」や「頭の整理」という意味では、『メモの魔力』がとても勉強になると思います。

メモの取り方の具体的な手法がメインの話題ではありますが、「物事の本質を捉える力」を鍛える方法の解説書でもあります。ご興味あればお手に取ってみて下さい。


では。

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